公共卫生档案管理

　一、目的为了规范和加强城乡居民健康管理，健全城乡居民健康档案，确保城乡居民健康档案完整、清晰、准确制定本制度。

　二、范围辖区内常住居民，包括居住半年以上的户籍及非户籍居民。以0～6 岁儿童、孕产妇、老年人、慢性病患者和重性精神疾病患者等人群。

　三、归档文件 1、在职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括居民健康档案、健康体检、重点人群健康管理记录及其他医疗卫生服务记录。

　2、在职能活动中形成的、办理完毕、应遵循国家统一的相关数据标准与规范进行信息化的完善。

　四、信息采集 1、应当划分调查区，调查区以社区、村民委员会、居民委员会所管辖区域为基础划分，每个调查区再以所属小区划分为若干调查小区。

　2、绘制调查小区图，编制调查小区户主姓名底册。

　3、设立指定服务点及入户调查两种方式。

　4、每个调查区需配备调查员与医生，调查员，负责人员信息登记签约等工作。医生，负责给群众做好体检工作。

　五、整理

　1、将归档文件以件家庭签约为基本单位进行组件、分类、排列、编号、编目等。

　2、归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。

　六、归档原则 1、归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

　2、归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。

　3、归档文件整理应保证纸质文件和信息化整理协调统一。

　七、一般要求 1 、档号在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。

　（1）大编码采用国家标准进行编码。

　（2）小编码以本单位便于管理和利用为宗旨自行创建编码。

　2 、组件（1）件的构成归档文件以每个家庭为单位的文件为一件，其中分为两级类目，一级类目中家庭中每个成员所属的文件为独立件，居民签约服务协议书为独立件；二级类目中个人所属的居民健康档案与体检记录、随访记录为一件，居民健康档案签约协议书为独立成件；其他医疗卫生服务记录为独立成件。

　（2）件内文件顺序归档文件排序时，一级类目中居民签约服务协议书在前；户主在前，配偶在后；父母在前，子女在后；二级类目中文件按照时间升序排列。

　3 、分类对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性采用社区——小区进行两级分类，将文件按其归属社区为一级类目，所属小区为二级类目，最终详细至楼牌号码、单元号码、门牌号码，实现以家庭签约为单位进行归档。

　4 、排列同一单位中的文件，按文件形成先后顺序排列。

　5 、编号档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

　（1）大编号采用 17 位编码制，以国家统一的行政区划编码为基础，以村(居)委会为单位，编制居民健康档案唯一编码。同时将建档居民的身份证号作为身份识别码。

　（2）小编号采用社区首字母缩写——小区首字母缩写——楼牌号——单元号——门牌号——数字代码（如 001）的方式编排。

　例：归属风光社区的致远小区 28 号楼 3 单元 401 室的老蔡业主，88岁高龄，有糖尿病，高血压的病史。

　编码为：

　FG—ZY—28—3—401—001

　6 、编目（1）归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

　（2）采用社区名称、小区名称、楼牌号码、单元号码的方式编目。

　社区名称：XX 社区小区名称：XX 小区楼牌号码：XX 号楼单元号码：XX 单元档案案件数：001 档案负责人：XXX 八、纸质归档文件的分装 1、摒弃传统档案盒形式，采用书立进行分装，书立两端分离，中间存储容量可根据存放档案数量进行随意调节。如下图：

　 2、书立应根据摆放方式的不同，在侧边边设置编目等必备项。

　3、备考表置于书立文件之前，项目包括盒内文件情况说明、整理人等（见附件）。

　（1）书立内文件情况说明：填写盒内文件目录、分类、数据统计、移出、销毁等情况。

　（2）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　九、纸质归档文件的排架

　1、归档文件装盒后排架时，按照小区楼牌号升序排列，更新档案在上，失联档案在底架。

　2、实行不足补齐制，保证每排架的利用率。

　3、备考表置于架内文件之前，项目包括柜内文件情况说明、整理人等。

　（1）柜内文件情况说明：填写柜内文件目录、分类、数据统计、移出、销毁等情况。

　（2）整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章。

　（3）数据在一定周期内进行更新并记录。